Un paso de aprobación no es un modelo de decisión
Añadir un paso es fácil. Definir la decisión, su evidencia, su responsable y qué ocurre después del ‘no’ es el verdadero trabajo de diseño.
Elaborado de forma independiente. No contiene detalles de implementación, nombres internos ni cifras de ningún empleador o cliente.
00La tesis
La mayoría de los pasos de aprobación se añaden para tranquilizar a alguien, no para tomar una decisión. Por eso ralentizan el proceso sin reducir el riesgo.
01Argumento
Poner nombre a la decisión
‘Aprobar cliente’ suele esconder varias decisiones: si comprometerse comercialmente, si la entidad legal puede operar, si la exposición de crédito es aceptable. Cada una tiene un responsable distinto y necesita evidencias distintas. Fundidas en un solo paso, cada aprobador firma cosas que no puede valorar.
02Argumento
Diseñar el ‘no’ antes que el ‘sí’
Un rechazo debería llevar un código de motivo, devolver el trabajo a la etapa que puede corregirlo y dejar el registro en un estado que sea cierto. Cuando el rechazo no tiene un camino diseñado, se muda al correo electrónico, y el proceso deja de ser observable.
03Argumento
Darle un destino al silencio
Toda aprobación necesita un SLA con un inicio de reloj, una parada de reloj y un responsable, y una regla explícita para cuando nadie responde. Aprobar por vencimiento del plazo es una decisión de política; escalar, también. Ninguna de las dos debería ocurrir por accidente.
¿Qué parte del problema le está pidiendo la organización a la tecnología que oculte?
04Dónde se aplica el argumento
Arquitectura de Procesos- Caso de procesos / 02Diseñar un proceso de oferta a pedido con responsabilidades clarasVincular las aprobaciones a versiones de oferta, adelantar la validación del ERP y dar un responsable a los pedidos rechazados.
- Caso de arquitectura / 002Diseñar un modelo operativo global de lead a clienteUn caso centrado en el proceso para una empresa B2B global ficticia: etapas, derechos de decisión, aprobaciones, excepciones y medición, diseñados antes de configurar ningún sistema.